คำเตือนตามกฎหมายคุ้มครองแรงงานที่จะเป็นผลทำให้ลูกจ้างที่ถูกเลิกจ้างไม่มีสิทธิได้รับค่าชดเชยนั้น จะต้องมีลักษณะ 4 ประการ ดังต่อไปนี้

     ก.ต้องทำเป็นหนังสือ นายจ้างต้องเตือนโดยทำเป็นลายลักษณ์อักษรแต่ไม่จำต้องมีลายมือชื่อของผู้เตือน และจะบังคับให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อในหนังสือเตือนก็ไม่ได้ เพราะลูกจ้างไม่มีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องลงลายมือชื่อรับทราบคำเตือน

     ข.ต้องระบุให้ชัดเจนถึงผู้กระทำความผิด ลักษณะของความผิด ตลอดจนรายละเอียดเกี่ยวกับการกระทำความผิดของลูกจ้าง

     ค.ต้องมีข้อความปราบลูกจ้างหรือระบุห้ามมิให้ลูกจ้างทำความผิดเดียวกันอีก หากยังกระทำอีกก็จะต้องถูกลงโทษ โดยไม่จำเป็นต้องระบุว่าลงโทษสถานใด

     ง.ระยะเวลาใช้บังคับคำเตือนต้องไม่เกิน 1 ปี นับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด

ที่มา : โดย วิจิตรา (ฟุ้งลัดดา) วิเชียรชม รศ. ดร., กฎหมายแรงงาน 2..กฎหมายคุ้มครองแรงงาน พิมพ์ครั้งที่ 3 กรุงเทพฯ สำนักพิมพ์วิญญูชน 2542 หน้า 163 -164

หลักเกณฑ์หนังสือเตือน ประกอบด้วย

    1.ผู้ออกหนังสือเตือนต้องเป็นนายจ้าง (ฎ.4981-4982/2528) ทัณฑ์บนไม่ใช่คำเตือน (ฎ.1252/2526)

    2.คำเตือนต้องทำเป็นหนังสือ/ลายลักษณ์อักษรเตือนวาจาถือว่าไม่มีผลตามกฎหมายต่อให้เตือนด้วยวาจากันหลายร้อยครั้งมาเป็นเหตุเลิกจ้างไม่จ่ายค่าชดเชยไม่ได้ (ฎ.3077/2528)

    3.คำเตือนต้องระบุข้อเท็จจริงการกระทำผิดวินัยโดยย่อเฉพาะเจาะจงสอดคล้องกับระเบียบ บริษัทด้วย

     4.คำเตือนต้องมีข้อความห้ามทำอย่างที่โดนเตือนซ้ำให้อีก

     5.ผู้ถูกเตือนต้องทราบ ทำให้ทราบก็โดยการแจ้งให้เขาทราบ เช่น ให้เซ็นรับทราบ, อ่านให้ฟังพร้อมพยานรู้เห็น 2 คน, ปิดประกาศ, ส่งไปยังที่อยู่ที่ได้กรอกสถานภาพไว้, ไม่ยอมลงชื่อแต่แจ้งให้ทราบ (คือได้ยินแล้ว)ถือว่าทราบแล้ว

     6.อายุคำเตือนอย่าเกินหนึ่งปี นับจากวันที่ลูกจ้างกระทำผิด

     7.ถูกเตือนแล้วทำความผิดซ้ำในลักษณะเดียวกับความผิดที่ถูกเตือน (ก็เลิกจ้างไม่จ่ายค่าชดเชยได้ทันที)    (ฎ.683/2525, ฎ.147-1048/2531)

ที่มา:โดย กฤษฎ์ อุทัยรัตน์, เนติบัญญัติ (กฎหมาย) คุ้มครองแรงงาน 2541 "ภาคเบ็ดเสร็จ" พิมพ์ครั้งที่ 2 กันยายน 2542. หน้า 396 - 397

จากคำเตือนทั้งสองเล่มจะมีบางส่วนที่คล้ายกันและบางส่วนที่เพิ่มเติมขึ้นมาก็ลองนำไปประยุกต์ใช้กับองค์กรของท่าน ไหนๆจะเตือนทั้งทีเอาให้ถูกต้องไปเลย !